POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

BALENNE-NY

El Artículo 15 de la Constitución de la República de Colombia consagra el derecho fundamental de cualquier persona de conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en bancos de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Esta normativa ordena a quienes poseen datos personales de terceros respetar los derechos y garantías constitucionales durante la recolección, tratamiento y circulación de dicha información.

RIVERS GATE GROUP LLC está comprometida con el cumplimiento integral de la regulación en materia de protección de datos personales y con el respeto absoluto de los derechos de los titulares de la información. Por tanto, adopta la siguiente Política de Tratamiento de Datos Personales de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucren el tratamiento de datos personales y de obligatorio cumplimiento por parte de la empresa, empleados, contratistas y terceros que actúen en nombre de RIVERS GATE GROUP LLC.

RIVERS GATE GROUP LLC, en el desarrollo de su objeto social, recibe, transmite y trata Datos Personales tanto interna como externamente para las actividades misionales y de apoyo que desarrolla conforme a sus estatutos, objeto social y la ley.

IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA

RIVERS GATE GROUP LLC es una empresa dedicada al diseño, confección y comercialización de prendas de vestir, productos de belleza y accesorios de moda, operando bajo la marca BALENNE-NY.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN

OBJETIVO

Con el presente documento, RIVERS GATE GROUP LLC garantiza el adecuado cumplimiento de la ley de protección de datos personales aplicable y la atención efectiva de consultas y reclamos de los titulares de los Datos Personales sobre los que la Empresa realiza Tratamiento.

ALCANCE

Esta política y los procedimientos serán aplicables a todas las bases de datos que se encuentren bajo la administración de RIVERS GATE GROUP LLC, o sean susceptibles de ser conocidas en virtud de las relaciones comerciales desarrolladas con otras entidades mediante alianzas comerciales, estratégicas o convenios. RIVERS GATE GROUP LLC actuará como RESPONSABLE en el primer caso, y podría tener la calidad de ENCARGADO en los demás casos, dependiendo de la naturaleza de la relación.

A. DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular del dato para llevar a cabo el tratamiento. Puede ser escrita, verbal o mediante conductas inequívocas que permitan concluir razonablemente que el titular otorgó autorización.

Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales objeto de Tratamiento, electrónico o no, cualquiera que sea la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso.

Consulta: Solicitud del titular del dato o personas autorizadas para conocer la información que reposa sobre él en bases de datos o archivos.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Se clasifican en sensibles, públicos, privados y semiprivados.

Dato Personal Sensible: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como origen racial, orientación política, convicciones religiosas, datos de salud, vida sexual y datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable del tratamiento.

Reclamo: Solicitud del titular para corregir, actualizar o suprimir datos personales o cuando adviertan presunto incumplimiento del régimen de protección de datos.

Titular del Dato: Persona natural a quien se refiere la información.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: Envío de información o datos personales a un receptor que es responsable del tratamiento, ubicado dentro o fuera del país.

Transmisión: Comunicación de datos dentro o fuera de Colombia para que el Encargado realice tratamiento por cuenta del Responsable.

B. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

LIBERTAD

La recolección de datos solo puede ejercerse con autorización previa, expresa e informada del titular, salvo mandato legal o judicial.

LEGALIDAD

Solo se recolectarán datos estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento, limitando el procesamiento al mínimo necesario.

FINALIDAD

El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima que debe ser informada clara y suficientemente al titular.

TEMPORALIDAD

Los datos se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir la finalidad del tratamiento y las exigencias legales.

VERACIDAD

La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

SEGURIDAD

Se implementarán medidas técnicas, humanas y administrativas para otorgar seguridad a los datos personales.

CONFIDENCIALIDAD

Todas las personas que intervengan en el tratamiento deben garantizar la reserva de la información.

C. TRATAMIENTO Y FINALIDADES

RIVERS GATE GROUP LLC realizará el tratamiento de datos personales para cumplir las actividades propias de su objeto social, incluyendo:

Finalidades Generales

1. Relaciones Comerciales: Conocer suficientemente al usuario, comercializar productos y valorar riesgos de las relaciones comerciales
2. Gestión Contractual: Desarrollo de etapas precontractual, contractual y postcontractual
3. Marketing y CRM: Implementar estrategias de relacionamiento con clientes y promoción de productos
4. Comunicaciones: Realizar invitaciones a eventos, ofertar productos y mantener comunicación comercial
5. Gestión de PQRS: Tramitar solicitudes, quejas, reclamos y encuestas de satisfacción
6. Transferencias: Transmitir datos a matrices, filiales o terceros cuando sea necesario

Datos de Empleados

Para empleados se tratarán datos con las siguientes finalidades:

• Cumplimiento de obligaciones laborales y de seguridad social
• Implementación de políticas organizacionales
• Cumplimiento de instrucciones de autoridades competentes

Seguridad

Los datos de seguridad (videograbaciones, registros de acceso) se utilizarán para protección de personas, bienes e instalaciones, pudiendo servir como prueba en procesos legales.

D. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los titulares tienen derecho a:

• Acceder, Rectificar, Cancelar y Oponerse al tratamiento
• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales
• Obtener copia de la autorización otorgada
• Ser informados sobre el uso dado a sus datos
• Presentar consultas y reclamos
• Revocar la autorización y solicitar supresión de datos (cuando sea procedente)
• Acceder gratuitamente a sus datos personales

E. DEBERES DE RIVERS GATE GROUP LLC

Como Responsable del Tratamiento, RIVERS GATE GROUP LLC se obliga a:

• Garantizar el ejercicio efectivo del derecho de hábeas data
• Solicitar y conservar autorizaciones
• Informar clara y suficientemente sobre finalidades y derechos
• Tramitar consultas y reclamos oportunamente
• Conservar información bajo condiciones de seguridad adecuadas
• Actualizar y rectificar datos cuando sea necesario
• Garantizar información veraz y completa
• Exigir respeto a condiciones de seguridad y privacidad

F. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO

Se debe obtener autorización previa, expresa e informada, informando:

• Tratamiento al cual serán sometidos los datos y su finalidad
• Carácter facultativo de respuestas sobre datos sensibles
• Derechos que asisten al titular
• Identificación y contacto de RIVERS GATE GROUP LLC

Datos Sensibles

Requieren autorización explícita e información específica sobre:

• No obligatoriedad de autorizar el tratamiento
• Identificación explícita de datos sensibles
• Finalidad específica del tratamiento

Menores de Edad

La autorización debe ser otorgada por representantes legales, garantizando el derecho del menor a ser escuchado según su madurez y capacidad.

G. TRANSFERENCIA DE DATOS

RIVERS GATE GROUP LLC podrá transferir datos cuando esté autorizado por el titular, la ley o mandato administrativo/judicial.

H. PROCEDIMIENTOS PARA EJERCER DERECHOS

Personas Legitimadas

• El titular (acreditando identidad)
• Causahabientes (acreditando tal calidad)
• Representantes o apoderados
• Para menores: representantes legales

Canal de Contacto

Email: balenne.help@gmail.com

Consultas

• Plazo de respuesta: 12 días hábiles máximo
• Prórroga: 6 días hábiles adicionales si es necesario
• Debe incluir identificación del solicitante y fecha de recibo

Reclamos

Deben contener:

• Nombre e identificación del titular
• Descripción completa de los hechos
• Dirección para respuesta
• Documentos de soporte

Plazos:

• Respuesta: 18 días hábiles máximo
• Prórroga: 10 días hábiles adicionales
• Subsanación: 5 días para completar información faltante

I. OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS

Email de contacto: balenne.help@gmail.com

El Oficial de Protección de Datos es responsable de asegurar el cumplimiento de esta política y debe ser consultado en todo proyecto que implique tratamiento de datos personales.

J. POLÍTICAS DE SEGURIDAD

RIVERS GATE GROUP LLC adopta medidas técnicas, administrativas y humanas necesarias para procurar la seguridad de los datos personales, protegiendo su confidencialidad, integridad y acceso autorizado mediante protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento.

K. VIGENCIA

Esta política entró en vigencia el 1 de enero de 2025 y la vigencia de las bases de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento.

L. ACTUALIZACIONES

RIVERS GATE GROUP LLC puede ajustar y modificar esta política, indicando la fecha de actualización en los medios oficiales de comunicación.

Para consultas sobre esta política:

• WhatsApp: +57 312 4818947
• Email: balenne.help@gmail.com

Esta política se rige por la legislación colombiana vigente en materia de protección de datos personales.